Ab dem 1. Juli 2025 muss die Anschaffung oder Außerbetriebnahme von Kassen und anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen innerhalb von einem Monat dem Fiskus gemeldet werden.
Im "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" (Kassengesetz) wurde nicht nur die Installation einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung) für Kassensysteme und andere elektronische Aufzeichnungssysteme vorgeschrieben, sondern auch geregelt, dass Unternehmer ihre Kassen und anderen Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt melden müssen. Jahrelang war diese Meldepflicht ausgesetzt, weil der Fiskus die notwendigen Meldeverfahren erst entwickeln musste.
Das hat sich seit dem 1. Januar 2025 geändert, denn seit diesem Zeitpunkt sind die elektronischen Meldeverfahren verfügbar. Die Meldung muss nun grundsätzlich spätestens einen Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfolgen. Diese Vorgabe gilt jedoch erst ab dem 1. Juli 2025. Dementsprechend sind vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Aufzeichnungssysteme spätestens bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr im Betrieb vorhanden sind, müssen nicht gemeldet werden, es sei denn, ihre Anschaffung ist zuvor bereits gemeldet worden.
Von der Meldepflicht betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme zur Erfassung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle und anderer Kassenvorgänge. Die Meldepflicht umfasst auch gemietete oder geleaste Geräte sowie Leih- und Tauschgeräte. Betroffen sind insbesondere:
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Registrierkassen und elektronische Kassensysteme
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Softwarebasierte Aufzeichnungssysteme für Kassenvorgänge (App-Lösungen für Tablets oder Smartphones sowie Branchensoftware mit Kassenfunktion oder Kassenmodul, z.B. für Arztpraxen oder Hotels)
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Waagen mit Registrierkassenfunktion
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Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion
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EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (für Taxameter und Wegstreckenzähler gilt noch bis Ende 2025 eine Nichtbeanstandungsregelung für Geräte ohne TSE, die dann auch von der Meldepflicht ausgenommen sind)
Für die Meldung stehen drei Alternativen zur Verfügung. Neben einer Direkteingabe in das Formular "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme" auf der ELSTER-Website oder dem Upload einer vom Kassensystem oder der Aufzeichnungssoftware erstellten XML-Datei auf der ELSTER-Website können die Kassensysteme oder andere Softwarepakete auch die ERIC-Schnittstelle nutzen, um die Meldung direkt vorzunehmen. Während die zweite und dritte Alternative komfortabler und bei der Erfassung bestimmer Daten (z.B. Seriennummern) weniger fehleranfällig sind, falls das verwendete System oder die Software diese Funktion unterstützt, können bei der Direkteingabe auf der ELSTER-Website die Daten bei künftigen Meldungen einfach aus der vorherigen Meldung kopiert bzw. importiert werden, sodass dann nicht mehr sämtliche Daten, sondern nur noch die Änderungen eingetragen werden müssen. Auf der ELSTER-Website gibt es außerem einen Link auf die Ausfüllanleitung, die das Bundesfinanzministerium bereitstellt.
Die Meldung kann der Unternehmer selbst vornehmen oder durch den Steuerberater oder den Hersteller oder Lieferanten des Kassensystems vornehmen lassen. Dabei muss für jede Betriebsstätte oder Filiale, in der ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird, eine separate Meldung abgegeben werden. Bei jeder Meldung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte anzugeben. Sofern ein System in mehreren Betriebsstätten verwendet wird, ist es bei der Meldung einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen, z.B. dem Ort der Geschäftsleitung oder der Betriebsstätte, in der es überwiegend verwendet wird. Insgesamt verlangt das Finanzamt sieben Pflichtangaben in der Meldung:
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Name des Betriebs oder Unternehmers
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Steuernummer des Betriebs
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Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
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Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
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Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
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Seriennummer(n) des/der verwendeten Aufzeichnungssystems/-systeme
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Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems
Auch wenn nach derzeitigem Stand die Nichterfüllung der Meldepflicht keine Ordnungswidrigkeit ist und damit nicht unmittelbar ein Bußgeld droht, wenn die Meldung nicht oder nicht rechtzeitig erfolgt, ist die Einhaltung der Meldepflicht anzuraten. Das Finanzamt wird sich nämlich sicher eher die Betriebe für eine genauere Überprüfung oder eine Kassennachschau "herauspicken", die mit der Meldepflicht besonders schlampig umgehen. Außerdem kann das Finanzamt ein Zwangsgeld oder andere Zwangsmittel festsetzen, um die Meldung zu erzwingen. Schließlich ist es auch jederzeit möglich, dass der Gesetzgeber die Rechtslage ändert und die unterlassene Meldung zur Ordnungswidrigkeit hochstuft. Wer dann nicht ständig ein wachsames Auge auf Gesetzesänderungen hat und die Meldung noch schnell nachholt, dem droht möglicherweise überraschend ein saftiges Bußgeld, aus dem man sich dann auch nicht einfach herausreden kann.