Auch wenn eine gesetzliche Regelung noch auf sich warten lässt, sind Arbeitgeber bereits jetzt zu einer genauen Dokumentation der Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer verpflichtet.
Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs hat 2022 auch das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Mitarbeitern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das Gericht stützte sich dabei auf eine Vorgabe im Arbeitsschutzgesetz. Nach dem Arbeitszeitgesetz mussten die Arbeitgeber davor nur für die Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeit sorgen.
Das Urteil ließ aber viele Detailfragen offen, weshalb schon seit 2023 an einer gesetzlichen Regelung zur Arbeitszeiterfassung gebastelt wird. Der erste Anlauf dazu ist sowohl an Einwänden zur Praxistauglichkeit als auch am Zusammenbruch der Ampelkoalition und der vorgezogenen Bundestagswahl gescheitert. Die neue Bundesregierung hat aber 2025 einen neuen Gesetzentwurf vorgelegt, über den derzeit beraten wird, und der im Lauf des Jahres 2026 verabschiedet werden soll. Dabei ist vorgesehen, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit noch am selben Tag elektronisch aufgezeichnet werden müssen. Ausnahmen sind aber für Tarifpartner und Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern vorgesehen.
Bis eine verbindliche gesetzliche Regelung kommt, ist zwar das "Wie" noch nicht in allen Details geregelt, aber das "Ob" steht schon seit den Gerichtsurteilen fest. Arbeitgeber sind also schon jetzt grundsätzlich zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer verpflichtet, haben aber bei der Ausgestaltung vorerst gewisse Spielräume. Grundsätzlich genügt es dabei nicht, nur die Stundenzahl und Pausendauer zu erfassen. Stattdessen muss die genaue Uhrzeit von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten erfasst werden. Die Erfassung der Arbeitszeiten darf der Arbeitgeber dabei an seine Arbeitnehmer delegieren. Wichtig ist lediglich, dass die Arbeitszeiten überprüfbar erfasst werden und auf Verlangen nachgewiesen werden können.
Auch wenn bei einem Verstoß derzeit noch kein Bußgeld droht, kann die zuständige Behörde bei einem Verstoß konkrete Maßnahmen anordnen, die der Arbeitgeber dann zu befolgen hat. Hier kann bei einem Verstoß dann ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro festgesetzt werden.